Aanbesteden schoonmaak

Zorgvuldige begeleiding bij het aanbesteden van schoonmaakdienstverlening

Het aanbesteden van schoonmaakdienstverlening vraagt om een zorgvuldige voorbereiding en een heldere vertaling van wensen, kwaliteitsuitgangspunten en contractuele afspraken naar een passende overeenkomst. Organisaties kiezen periodiek voor een nieuw aanbestedingstraject vanwege gewijzigde behoeften, veranderingen in gebouwgebruik of de wens om bestaande dienstverlening opnieuw te beoordelen.

OVSR begeleidt organisaties bij zowel meervoudig onderhandse als Europese aanbestedingen voor schoonmaakdienstverlening. Hierbij kan ondersteuning worden geboden gedurende het volledige traject, vanaf de inventarisatie van de de huidige situatie tot en met de implementatie van de nieuwe overeenkomst.

Inventarisatie en voorbereiding

Een zorgvuldig traject begint met inzicht in de bestaande situatie. Hierbij wordt gekeken naar de huidige dienstverlening, gebouwfuncties, gebruikersintensiteit, kwaliteitsbeleving en bestaande contractafspraken. Tevens wordt beoordeeld in hoeverre de huidige dienstverlening nog aansluit op de praktijk en toekomstige behoeften.

Opstellen van aanbestedingsdocumenten

Een belangrijk onderdeel van het traject is het opstellen van heldere aanbestedingsdocumentatie. Hierbij kan onder meer worden gedacht aan:
• Programma van Eisen;
• kwaliteitsuitgangspunten en prestatieniveaus;
• prijsbladen en calculatiemodellen;
• beoordelings- en gunningsmethodiek;
• contractuele randvoorwaarden;
• rapportage- en evaluatieafspraken.

Het uitgangspunt daarbij is een transparante uitvraag waarbij aanbieders op vergelijkbare wijze kunnen inschrijven en een zorgvuldige beoordeling mogelijk is.

Beoordeling en implementatie

Gedurende de aanbestedingsfase kan ondersteuning worden geboden bij de beoordeling van inschrijvingen, interviews en kwaliteitscriteria. Na gunning kan tevens begeleiding plaatsvinden tijdens de implementatiefase, zodat werkafspraken, kwaliteitsniveaus en rapportagestructuren zorgvuldig worden ingericht.